为了规范公文收发、处理的程序，使学校公文收发、处理工作更加科学化、制度化，进一步提高办文质量和效率，特制定本规定。
一、收文
1、凡上级发来的公文、函件，不论署名学校一级接收或校内各职能部门接收的，必须由院办档案科长登记；在将上述两类公文、函件进行登记、统一编号后，交院办主任批阅，依公文内容传呈有关院领导批示或送有关职能部门办理。对一般便涵和普通信件，则直接送主办单位办理。文件的运转、呈送工作，均由档案科长负责办理，阅文者之间、各职能部门之间，不得相互传送文件，以免文件丢失。
2、学院领导批阅文件应做到当日文件当日批阅，如遇特殊情况，可不超过两天。文件批阅后，以便于按程序办理文件传阅。
3、各职能部门对上级来文、函件的办理应及时、认真，对领导批示要切实落实。文件办理完毕，按期交回院办存档。文件及其附件应始终保持完整，不得拆散或遗失。根据需要可以摘录和复印，密级文件一般不能复印，特殊情况需经院办主任批示方可复印。
4、凡外出参加各种会议带回的文件、资料，应及时交院办档案科长统一登记、编号，按收文程序办理。
5、学校收文的运转、催办、检查工作由档案科长负责，各单位应积极配合。收文的处理、传阅最长不得超过一周，限期办理的公文，必须按期办结，急件随到随办。
6、档案科长和各职能部门文件管理人员应妥善管理公文、函件，对重要文件及机密文件必须存放在保险柜中。
二、发文
1、凡属学校发出的综合性文件，由职能部门拟稿，填写金沙集团888881发文用纸相关事项，经主管领导审核同意后签发。
2、凡向上级呈报的总结、计划、规划、统计资料、请示、报告、情况反映以及对上级重要来文的回复等重要文件，均须使用印有“金沙集团888881”文头的公文稿纸。
3、对外发文，如涉及有关统计数字或附有统计报表，需经院办统计人员审核，确认无误并签名后，方可行文。
4、凡以“金沙集团888881”名义的发文，均由学院办公室统一登记、编号，发文原稿及附件应同电子文本一并交学院办公室存档。